1、备份数据：备份的主要功能，是将您的数据保存到硬盘上或软盘上。对于一个企业而言，数据的完整性和可靠性是十分重要的，但是由于一些意外的情况，如微机故障、人为因素等，可能会导致已存储到计算机里的数据损坏或丢失，所以，定时对电子账套中的业务数据进行备份，以保证在出现问题时能够及时挽救是十分必要的。我们建议您对业务数据，每天进行一次备份，以保证数据的时间性和有效性。

单击【文件】→【数据备份】，或者单击导航图"系统维护"中的【数据备份】图标。

A.系统在备份数据时，是将一个账套的所有数据压缩在一个文件中保存，因此需要您首先选择保存该压缩文件的路径及文件名。 该窗口与大多数程序中“另存为”的窗口及其操作基本相似。

B. 首先选择一个保存该备份文件的文件夹。
C. 这时系统以默认的格式显示备份文件名，格式为：账套代号＋系统日期＋保存类型。
比如：使用的账套其代号为 Sample ，而当前系统日期是 2009 年 02 月 28 日，备份文件名即为：“ Sample2009-02-28.mdf ”，其中“.MDF ”是 SQL Server 版账套备份文件的后缀名，表示保存类型，这样，您一看到该文件名，便知道是什么时间备份的哪个账套的数据。
D. 如果您希望将数据备份到其他的路径（硬盘、软盘）下，则可以任意选择；如果希望指定其他文件名称，则可以在“文件名”栏直接修改，然后单击【保存】按钮， 系统就开始自动将所选的账套按照默认或指定的路径及文件名进行备份，备份成功后系统会提示“账套备份行成功！”。

E. 如果是用其他介质进行备份的，在备份完毕之后，请将介质取出，并在标签上注明时间和账套，妥善保管。当数据遭受破坏时，应及时将最近备份的数据，用系统提供的恢复功能，进行数据恢复。
　

2、恢复数据方法：如果账套中的数据被意外破坏，可以使用系统提供的恢复功能，将最近一次的备份数据恢复到系统中，这样就不会耽误您的工作又可以将损失减少到最小程度。

单击【文件】→【数据恢复】，或者单击导航图"系统维护"中的【数据恢复】图标。

A. 系统在恢复数据时，是将先前备份的数据文件中的数据恢复到系统中，因此需要您首先选择一个备份文件，该窗口与大多数程序中“打开”的窗口及其操作基本相似。

B. 首先选择一个数据库的备份文件。

C. 当您选择好要恢复的文件后，单击【打开】按钮，这时系统会自动检查当前备份文件和现在的账套是否匹配，如果匹配开始恢复账套数据，否则提示恢复账套数据不成功。
D 恢复成功后系统会提示"账套恢复成功"。